Назад

Наші консультації

Однією з форм звернення до архіву є письмовий запит юридичної особи або письмова заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання, яка може бути надіслана поштою або подана громадянином особисто на прийомі. Звернувшись на прийом в архів особисто, громадянин власноруч заповнює заяву встановленого зразка у випадку, коли на зберіганні в архіві є документи, відомості з яких цікавлять заявника. У випадку відсутності таких документів, працівник архіву, що здійснює прийом, радить куди звернутися заявнику з приводу позитивного розгляду його звернення. Якщо заявнику у будь-якому випадку необхідна відповідь з архіву по суті звернення, то у нього приймається заява, на яку відповіддю буде лист. При прийомі заяви збираються всі відомості, необхідні для наведення довідки: уточнюється прізвище, ім’я, по батькові заявника згідно з паспортом та інші відомості по предмету заяви. При наведенні довідок про стаж роботи заяви приймаються згідно записів трудової книжки (з вказанням назви підприємства, його перейменування, місцезнаходження, дати прийняття та звільнення з роботи, перелік займаних посад тощо). Запит фізичної особи може стосуватись самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів. У заяві повинно бути точно вказано, для якої мети і в яку організацію потрібна архівна довідка. У випадку надходження до архіву непрофільного запиту, архів пересилає його за місцем зберігання документів по суті запиту, якщо володіє достовірною інформацією про їх місцезнаходження. У випадку неповної інформації, викладеної заявником у зверненні, — заявнику надсилається лист, в якому архів просить надати більш точну та докладну інформацію для позитивного вирішення порушеного у зверненні питання та вказує, яку саме. Внаслідок позитивного розгляду запиту заявник отримує від архівної установи архівну довідку, копію або витяг. Архівні довідки, копії та витяги видаються громадянам особисто або надсилаються поштою. Надання архівних довідок, копій та витягів, необхідних для соціального захисту громадян, а також на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування (для виконання їх повноважень) архівним відділом здійснюються безкоштовно. Всі довідки, видані архівом, є офіційними документами, що мають юридичну силу і можуть бути використані їх одержувачами для підтвердження своїх цивільних і майнових прав, а також для оформлення соціальних пільг, виплат, пенсійного забезпечення тощо.

Документи архівного відділу зберігаються з 1943 року. Архів зберігає документи не всіх установ, організацій, підприємств, які діяли або діють на території міста. Архів приймає на зберігання документи з основної діяльності тільки тих установ, підприємств та організацій, що відносяться до територіального підпорядкування місту, які мають історичну цінність і можуть бути включені, як складова частина, до Національного архівного фонду України .Такі документи зберігаються постійно.

Відомості з особового складу (накази про прийом на роботу, переведення та звільнення, особові справи працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші ) мають 75-річний термін зберігання і повинні знаходитися в архіві самої установи або установи-правонаступника. У випадку ліквідації установи документи повинні передаватися на зберігання до відомчих організацій вищого рівня або в спеціальну архівну установу. На території міста Прилуки документи з особового складу ліквідованих установ зберігаються в архівному відділі міської ради, оскільки Трудовий архів відсутній.


ФОРМИ ЗАЯВ ДЛЯ ЗАПИТІВ:

Про нарахування заробітної плати та підтвердження стажу

Про надання витягу

Про надання архівної копії

Назад