Прилуцька міська рада офіційний веб-сайт

Терміни зберігання первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік № 41). Перелік № 41 призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими підприємствами будь-якої форми власності, а також фізичними особами — суб’єктами підприємницької діяльності. Окремого нормативного документа, який би регулював порядок роботи з документами приватних підприємців — фізичних осіб, поки не прийнято, тому в листі від 27 лютого 2009 року № 1899 Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва радить приватним підприємцям керуватися нормами Переліку № 41.

Відповідно до норм Переліку № 41 термін зберігання документів, які підприємець використовує у своїй господарській діяльності, становить відповідно 3, 5 і 75 років (за період до 1 липня 2000 року) та протягом невизначеного терміну залежно від виду документа.

Обчислення термінів зберігання документів провадиться від 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодства. Одначе, скажімо, для усіх видів договорів, угод, зокрема трудових договорів, відлік терміну зберігання починається від дати закінчення строку дії договору за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань додержання податкового законодавства відповідного періоду або вони зберігаються до врегулювання питань у разі виникнення спорів, провадження слідчих дій і судових справ (ст. 345 Переліку № 41). Такі самі умови передбачено для зберігання первинних документів з обліку робочого часу (як-от, табелів обліку використання робочого часу), а саме: не менше 3 років, якщо перевірку здійснили податкові органи, а у разі виникнення спорів, провадження слідчих дій і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Так установлено статтею 315 Переліку № 41.

Якщо підприємець веде документацію в електронному вигляді, то, згідно зі статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV, строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері.

Згідно з підпунктом 2.12 частини II Переліку № 41 роботодавцеві (зокрема підприємцеві) заборонено знищувати первинні документи і документи податкової звітності до завершення перевірки державними податковими органами з питань додержання податкового законодавства. А також заборонено знищувати документи, якщо їх можна долучити у разі виникнення спорів, провадження слідчих дій і судових справ. Такі документи треба зберігати навіть понад установлений термін до ухвалення остаточного рішення відповідних інстанцій.

Підприємці так само можуть керуватися нормами Переліку № 41 і під час знищення документів, термін зберігання яких минув.

Оскільки спеціальної форми акта про вилучення для знищення документів законодавством не передбачено, складають акт довільної форми. Проте такий акт має узгоджуватися з відповідною архівною установою.

Головний державний інспектор праці

Прокопенко М.І.