ФОРМИ ЗАЯВ ДЛЯ ЗАПИТІВ:
Про нарахування заробітної плати та підтвердження стажу
Про надання витягу
Про надання архівної копії
Перелік запитів, що виконуються архівом:
1.Про землекористування (надання, вилучення, переоформлення, дозвіл на приватизацію тощо) юридичних та фізичних осіб.
2.Про надання дозволу на будівництво, перебудову будинків, господарських споруд тощо.
3.Про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло.
4.Про найменування (перейменування) вулиць, зміну нумерації будинків.
5.Про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств.
6.Про підтвердження трудового стажу (прийняття, звільнення, переведення з посади тощо) за документами установ, організацій у яких велись накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу ) в одній справі.
7.Про підтвердження трудового стажу (прийняття, звільнення, переведення з посади тощо), розмір заробітної плати, атестація робочих місць працівників за документами ліквідованих підприємств,установ,організацій.
8.Про обрання депутатом міської ради.
9.Інші.
Характеристика основних видів запитів:
Запити до архівного відділу поділяються на:
- Соціально-правові;
- Тематичні.
Соціально-правові запити стосуються надання необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про:
- освіту та навчання;
- трудовий стаж в установах, організаціях та підприємствах міста;
- нагородження, присвоєння почесних звань;
- заробітну плату в установах, організаціях та підприємствах міста;
- обрання депутатом міської ради;
Запити виконуються безкоштовно. Термін виконання запитів – 30 днів з дня реєстрації запиту або заяви.
Тематичні запити стосуються надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період, встановлення або підтвердження фактів, подій, дат про:
- про землекористування (надання, вилучення, переоформлення, дозвіл на приватизацію тощо) юридичних та фізичних осіб;
- про надання дозволу на будівництво, перебудову будинків, господарських споруд тощо;
- про постановку на квартоблік, надання, оформлення права власності на житло;
- про найменування (перейменування) вулиць, зміну нумерації будинків;
- про утворення, реорганізацію, ліквідацію, зміну назв установ, підприємств (безоплатно надаються громадянам для їх соціального захисту, наприклад: для призначення пенсій, соціальних пільг, виплат, підтвердження статусу учасника ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС, для відновлення записів в трудових книжках в разі їх втрати тощо);
- надання ксерокопій протоколів, рішень, розпоряджень тощо органів державної влади та місцевого самоврядування тощо.
Запити соціально-правові та тематичні виконуються безкоштовно.
Консультація
Однією з форм звернення до архіву є письмовий запит юридичної особи або письмова заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання, яка може бути надіслана поштою або подана громадянином особисто на прийомі. Звернувшись на прийом в архів особисто, громадянин власноруч заповнює заяву встановленого зразка у випадку, коли на зберіганні в архіві є документи, відомості з яких цікавлять заявника. У випадку відсутності таких документів, працівник архіву, що здійснює прийом, радить куди звернутися заявнику з приводу позитивного розгляду його звернення. Якщо заявнику у будь-якому випадку необхідна відповідь з архіву по суті звернення, то у нього приймається заява, на яку відповіддю буде лист. При прийомі заяви збираються всі відомості, необхідні для наведення довідки: уточнюється прізвище, ім’я, по батькові заявника згідно з паспортом та інші відомості по предмету заяви. При наведенні довідок про стаж роботи заяви приймаються згідно записів трудової книжки (з вказанням назви підприємства, його перейменування, місцезнаходження, дати прийняття та звільнення з роботи, перелік займаних посад тощо). Запит фізичної особи може стосуватись самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів. У заяві повинно бути точно вказано, для якої мети і в яку організацію потрібна архівна довідка. У випадку надходження до архіву непрофільного запиту, архів пересилає його за місцем зберігання документів по суті запиту, якщо володіє достовірною інформацією про їх місцезнаходження. У випадку неповної інформації, викладеної заявником у зверненні, — заявнику надсилається лист, в якому архів просить надати більш точну та докладну інформацію для позитивного вирішення порушеного у зверненні питання та вказує, яку саме. Внаслідок позитивного розгляду запиту заявник отримує від архівної установи архівну довідку, копію або витяг. Архівні довідки, копії та витяги видаються громадянам особисто або надсилаються поштою. Надання архівних довідок, копій та витягів, необхідних для соціального захисту громадян, а також на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування (для виконання їх повноважень) архівним відділом здійснюються безкоштовно. Всі довідки, видані архівом, є офіційними документами, що мають юридичну силу і можуть бути використані їх одержувачами для підтвердження своїх цивільних і майнових прав, а також для оформлення соціальних пільг, виплат, пенсійного забезпечення тощо.
Документи архівного відділу зберігаються з 1943 року. Архів зберігає документи не всіх установ, організацій, підприємств, які діяли або діють на території міста. Архів приймає на зберігання документи з основної діяльності тільки тих установ, підприємств та організацій, що відносяться до територіального підпорядкування місту, які мають історичну цінність і можуть бути включені, як складова частина, до Національного архівного фонду України .Такі документи зберігаються постійно.
Відомості з особового складу (накази про прийом на роботу, переведення та звільнення, особові справи працівників, відомості нарахування заробітної плати та інші ) мають 75-річний термін зберігання і повинні знаходитися в архіві самої установи або установи-правонаступника. У випадку ліквідації установи документи повинні передаватися на зберігання до відомчих організацій вищого рівня або в спеціальну архівну установу. На території міста Прилуки документи з особового складу ліквідованих установ зберігаються в архівному відділі міської ради, оскільки Трудовий архів відсутній.
Рекомендуємо звертатися за довідками для підтвердження:
- трудового стажу і заробітної плати - в установи і організації по місцю роботи, Державний архів Чернігівської області вул. Мстиславська, 2, м.Чернігів 14000 (робота в міському комітеті Компартії України та ЛКСМУ);
- документів нотаріального характеру за 1943-1951 роки - в Державний архів Чернігівської області, вул. Мстиславська, 2,м.Чернігів 14000; за 1951 - 2005 роки - у Державний нотаріальний архів Чернігівської області, вул.Щорса,55, м.Чернігів 14000; за 2006-2018 роки в Прилуцьку міську державну нотаріальну контору, вул.Шевченка,107, м.Прилуки, Чернігівська область 17500; приватні нотаріальні контори;
- технічних та інших документів стосовно житла - в комунальне підприємство «Бюро технічної інвентаризації»;
- будівельних паспортів та інших документів, що стосуються забудови, - до управління містобудування та архітектури Прилуцької міської ради;
- Державних актів на право приватної власності на землю, іншої земельно-кадастрової документації – до Головного управління Держгеокадастру у Чернігівській області, вул. П’ятницька, 11-А, м.Чернігів 14000;
- реєстрації народження, одруження, смерті – у відділ державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Прилуцького районного управління юстиції у Чернігівській області (з 1947 року) вул. Соборна, 16, м.Прилуки, Чернігівської області 17500; у Державному архіві Чернігівської області вул. Мстиславська, 2, м.Чернігів 14000 до 1946 року;
- служби і роботи в Радянській армії в часи Великої Вітчизняної війни і перші повоєнні роки, про загиблих і пропавших безвісти – в Центральний архів Міністерства оборони Російської федерації (Московська обл., м.Подольськ, вул.Кірова, 74);
- поранення та лікування в госпіталях в роки війни – у Військово-медичний музей Міністерства оборони Росії (м.Санкт-Петербург, Лазерний провулок, 12);
- участі у партизанському русі – в Державний архів Чернігівської області, Центральний державний архів громадських організацій України (м.Київ, вул.Кутузова, 8);
- про репресованих – в управління СБУ, МВС у Чернігівській області, Державний архів Чернігівської області ;
- родинних коренів – в Державний архів Чернігівської області ;
- вивезення в Німеччину на примусові роботи з територій Чернігівської області – в Державний архів Чернігівської області.
