06 серпня 2014
На розширеній апаратній нараді міського голови від 06 серпня слухалося питання про організацію роботи із зверненнями громадян у Вінницькій міській раді.
Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради Олександр Іванович Сивенко проінформував про напрямки роботи із зверненнями громадян у Вінниці впроваджені суттєві нововведення, з якими ознайомив присутніх.
1. У 2011 році впроваджено електронний документообіг в тому числі і по зверненнях громадян. До даної системи підключено 34 виконавчі органи, 16 комунальних підприємств, а це - 780 користувачів. Роботою із зверненнями громадян займається Відділ звернень, який входить в структуру апарату виконавчого комітету Вінницької міської ради.
Механізм роботи із зверненнями наступний:
а) після отримання письмового звернення всі документи передаються у канцелярію відділу звернень, де їх переводять в електронний вигляд шляхом сканування та реєструються в системі документообігу (далі канцелярії паперові документи не ідуть). б) далі електронний варіант документу передається міському голові, його заступнику, або керівнику за напрямком для накладання резолюції. в) потім система автоматично розсилає завдання виконавцям відповідно до поставленої керівником резолюції.Виконавець може швидко орієнтуватись у своїх завданнях (особливо по термінах їх виконання), завдяки кольоровому підсвіченню.
Нагадав, що електронний документообіг функціонує між усіма виконавчими органами, комунальними підприємствами не дивлячись на відстань (наприклад архівний відділ знаходиться за 7 км. від міської ради, але підключений до даної системи).
Після впровадження системи електронного документообігу термін передачі звернення до кінцевого виконавця з моменту реєстрації у відділі звернень скоротився з 2-3 днів до 1-2 годин. Керівники та виконавці при необхідності можуть переглянути повне дерево резолюції по зверненню, відповіді, прикріплені документи, стан виконання доручень.
Контроль за терміном розгляду або виконання звернень здійснює спеціально створений відділ контролю апарату виконавчого комітету. У разі неповного виконання звернення виконавцем керівник може повернути його з поясненням на доопрацювання, при цьому термін виконання залишається незмінним.
Погодження проекту відповіді здійснюється в електронному вигляді. Далі відповідь роздруковується і подається на підпис міському голові або профільному керівнику. Відповідь надається заявнику як на паперовому носії так і в електронному вигляді (за його бажанням) (при написанні заяви вказує свою електронну адресу). На даний час планується запустити мобільну версію отримання, візування звернення та погодження проекту відповіді заявнику.
2. Прийом і розгляд звернень, які надійшли на офіційний сайт Вінницької міської ради. Приймається даний вид звернень і реєструються спеціалістами відділу звернень. Далі вони проходять той самий шлях про який я вже розповів.
Розглядається дане звернення як і інші у термін передбачений чинним законодавством.
Відповідь розміщується на сайті в електронному вигляді під зверненням. як електронна версія листа ; так і звичайна відповідь. В обов’язковому порядку в даній рубриці міститься попередження про можливе вилучення звернення (відгуку).
3. Наступний великий напрямок – це організація роботи відділу оперативного реагування по усуненню аварійних і надзвичайних ситуацій по місту Вінниці «Цілодобова варта», який забезпечує цілодобовий прийом звернень громадян в телефонному режимі (тел. 15-60), проводить реєстрацію в електронній базі даних «Диспетчер», передає в відповідні організації та здійснює контроль за належним виконанням; надає екстрену, ефективну психологічну допомогу мешканцям міста, які знаходяться в кризовому стані по «Телефону Довіри».
Олександр Сивенко зазначив, що телефонний зв’язок – це не єдиний канал комунікації з відділом «Цілодобова варта».1. Через мережу Інтернет інформацію можна поспілкуватись із оператором відділу в режимі он-лайн через чат на сайті міської ради Звернення, які сюди надходять, опрацьовуються і контролюються так само, як і телефонні дзвінки. В більшості випадків даний вид спілкування використовують мешканці Вінниці із вадами мови та слуху.
2. Також оперативну інформацію можна залишити на сервісі «Мапа міста», яка була створена міськрадою за підтримки фонду «Відродження» і обійшлася в 40 тис. грн. Основна перевага мапи – можливість для вінничан самостійно наносити на карту проблемні об’єкти. А отже, все добре чи погане, що відбувається у місті, транслюється в інтернет у вигляді інформаційних прапорців, поставлених на мапі жителями міста.
Олександр Іванович наголосив, що мапа працює досить просто. Навівши курсор, користувач може отримати інформацію про адресу та призначення будівлі або про проблему, позначену кимось із вінничан. Щоб залишити звернення до влади, треба: 1) знайти на мапі географічне розташування проблемного об’єкту; 2) клікнути на ньому; 3) натиснути «Залишити звернення»; 4) заповнити форму, що з’явиться, додавши опис проблеми, її фото, персональні дані.
Заступник міського голови з питань діяльності
виконавчих органів ради, Сивенко Олександр Іванович
