Прилуцька міська рада офіційний веб-сайт

Виконавчий комітет заслухав питання “Про стан виконавської дисципліни та роботу з документами в управліннях, відділах та секторах міської ради у 2015 року”.

Начальник загального відділу міської ради Лариса Чайка проінформувала, що загальний документообіг у міській раді у 2015 році склав 11447 документів (5865- вхідні документи, 5582 –вихідні, 407 –розпорядження міського голови, в.о. міського голови, секретаря міської ради).

На контроль було поставлено 678 документів, що надійшли з органів влади вищого рівня (643 документів потребували контролю у відповідний період 2014 року).

Протягом 2015 року посадовцями міської ради було підготовлено та направлено 3520 листів та інформацій до Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації, обласної ради (у 2013 – 3093 , 2014-3389).

Станом на 14.01.2016 на виконанні в управліннях, відділах та секторах міської ради перебувало 480 документів з тривалим терміном інформування, із них 68 документів поставлено на контроль протягом 2015 року . По 2 документах інформація надається за встановленими датами, по 25 - щотижнево, щомісячно - 161, щоквартально - 178 , щопівроку - 48, щорічно – 66. Слід зауважити, що у 2011 році на контролі з тривалим терміном інформування перебувало 322 документи, у 2012 – 357 , у 2013 - 438, у 2014- 481.

На виконання завдань, визначених Законами України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями та дорученнями голови обласної державної адміністрації та його заступників, посадовцями управлінь, відділів та секторів міської ради протягом 2015 року було підготовлено 49 проектів розпорядчих документів та власних рішень: 19 проектів рішень виконавчого комітету міської ради, 24 проекти розпоряджень міського голови, в.о.міського голови, секретаря міської ради, 5 проектів рішень міської ради, 1 наказ начальника цивільного захисту міста, із них у II півріччі - 29 (інформація за липень-грудень додається). Найбільше таких документів було підготовлено сектором інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю – 16, управлінням праці та соціального захисту населення – 6, відділом з питань цивільного захисту та оборонної роботи – 5.

Протягом звітного періоду до загального відділу надходили листи від підприємств, організацій та установ. Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» до загального відділу протягом 2011-2015 років надійшло 132 інформаційні запити, із них у 2015 році – 45 ( у 2011 році – 16, 2012 -15, 2013-25, 2014 – 21). Запити надходили від юридичних осіб (16), фізичних осіб (24), об’єднань громадян (5). Запитуваною інформацією була наступна: про роботу міської ради та виконавчого комітету міської ради, про генеральний план міста, питання гендерної політики, про комунальну власність. На усі інформаційні запити відповіді надано у встановлений законодавством 5-денний термін.

У 2015 році міським головою видано 407 розпоряджень, з них на контролі перебувало 70 розпорядження, продовжено термін виконання 10 розпоряджень. Станом на 14.01.2016 залишено на контролі до встановлених термінів інформування 11 розпоряджень.

Протягом звітного періоду проведено та запротокольовано 52 наради міського голови із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, начальниками управлінь, відділів та завідувачами секторів міської ради, головами комітетів самоорганізації населення, керівниками комунальних підприємств, під час яких було дано 145 доручень; 47 засідань виконавчого комітету міської ради , під час яких дано 71 доручення; 6 доручень дано міським головою на нарадах із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючою справами виконавчого комітету міської ради. Всі доручення поставлено на контроль, щотижнево надається інформація міському голові щодо стану їх виконання. Станом на 14.01.2016 на контролі у загальному відділі перебуває 25 доручень міського голови, які були дані протягом 2013-2015 років.

У 2015 році на контролі перебувало 87 рішень виконавчого комітету міської ради, із них 38 поставлено на контроль протягом 2015 року. У зв’язку з необхідністю оприлюднення проектів рішень перенесено слухання 10 контрольних рішень, відповідно до службових записок керівників структурних підрозділів. Станом на 14.01.2016 на контролі знаходилось 40 рішень виконавчого комітету міської ради.

Загальним відділом забезпечується контроль за виконанням документів протягом усього терміну виконання, зокрема ведеться постійний моніторинг визначених завдань, аналізується стан їх реалізації, здійснюється щотижневе, щомісячне письмове нагадування та відпрацювання з виконавцями питань роботи з контрольними документами. Протягом липня-грудня 2015 року було надано методичну та практичну допомогу з питань впорядкування документів та дотримання вимог Інструкції з діловодства  КП «Послуга» , «Муніципальна поліція», «Міськсвітло», управлінню освіти міської ради, відділу культури і туризму міської ради, управлінню капітального будівництва.

Питання стану виконавської дисципліни, організації виконання завдань, визначених законами України, актами і дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, голови обласної державної адміністрації та голови обласної ради у 2015 році розглядались на апаратних нарадах міського голови та засіданні виконавчого комітету: «Про роботу з документами в управліннях, відділах та секторах міської ради у I кварталі 2015 року»(апаратна нарада 10.04.2015 ), «Про стан виконавської дисципліни та роботу з документами в управліннях, відділах та секторах міської ради у I півріччі 2015 року» (засідання виконавчого комітету міської ради 14.07.2015), «Про стан виконавської дисципліни та роботу з документами в управління, відділах та секторах міської ради у III кварталі 2015 року» (апаратна нарада 23.10.2015).

Щомісячно до відділу контролю обласної державної адміністрації направляється інформація щодо результатів контролю за виконанням розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації; зауважень щодо виконання вищевказаних документів протягом звітного періоду не надходило.

Протягом листопада 2015 року в міській раді працювала робоча група з проведення оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями та дорученнями голови обласної державної адміністрації, розпорядженнями та дорученнями міського голови, рішеннями міської ради та виконавчого комітету міської ради (відповідно до розпорядження міського голови від 18.11.2015 №334р «Про проведення оцінки ефективності здійснення контролю у Прилуцькій міській раді»). Оцінка діяльності проводилась по 9 показниках:

1. Дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України.

4. Дотримання вимог: розгляду і строків виконання завдань, підготовки проектів документів, які містять інформацію про їх виконання, а також подання пропозицій стосовно продовження строків виконання завдань; змісту рівня підготовки та належного оформлення документів, які розробляються на виконання завдань; погодження проектів документів, які розробляються на виконання завдань; організація контролю за виконанням завдань, а також здійснення відповідним структурним підрозділом контролю за виконанням завдань; здійснення контролю за виконанням планів заходів із забезпечення виконання завдань; розроблення та затвердження орієнтовних графіків здійснення контролю за виконанням завдань.

За результатами роботи було складено звіт. Оскільки за усіма показниками була виставлена позитивна оцінка, то діяльність Прилуцької міської ради у 2015 році визнана ефективною.

Документообіг в управліннях, відділах і секторах міської ради та внутрішні документи (додається)

За інформацією начальника загального відділу міської ради Лариси Чайки